关于加强企业人事档案规范化管理的建议

领衔代表：王志刚

附议代表：

一、理由

档案管理是一项比较机密和专业的工作，做好档案管理工作能够更好地发现和解决社会工作中出现的问题。档案管理工作包含了个人的基本信息，能够让企业、单位更好地了解员工信息，促进人力资源的合理分配和利用。同时档案管理也是社会人力资源信息的一种系统化、具体化统计。因此做好档案管理工作至关重要。

人事档案管理包括人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等系列活动。人事档案主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的过程中形成，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

当前，档案管理工作存在着一些不足和问题，表现在：

1.对档案的重视程度不够。改革开放以来，很多单位认为人事档案不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。这也就造成个人违纪、违规、违法情况或受到奖励等信息，没有进入档案记载。由于民营经济和合资企业的快速发展，企业招聘和人员流动不断增加，员工离职和再就业频繁发生，大部分企业员工的人事档案都托管在当地人力社会保障局或人才市场，就业单位不能保管个人人事档案，档案信息未能实时更新。有些企业人力部门只能单独建立员工个人履历，不能及时将员工的人事档案信息归档，造成个人工作、生活、参与社会活动等档案信息缺失。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

二、建议

1.加强档案更新管理。对于档案管理而言，必须优化档案管理观念，构建档案管理制度，完善档案利用、资料归档、信息保密、监督处罚等机制。在档案管理方面，设置专门岗位，执行多层次运行机制，实现分层建档，采取集中管理模式。个人档案信息必须及时归档更新，企业必须与员工档案保管地建立工作联系机制，保证档案信息的准确性，至少做到每年一更新，发挥档案管理的真实有效作用。